Datenschutzerklärung

Stand: Mai 2026 — Diese Datenschutzerklärung ist eine Erstfassung. Wir empfehlen, sie vor Veröffentlichung anwaltlich prüfen zu lassen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Webseite und im Service butler.de ist:

butler.de AI GmbH i.G.
Leopoldstr. 2–8 · 32051 Herford
Telefon: 05221 / 85411-27
E-Mail: info2026@butler.de

2. Allgemeine Hinweise

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten ernst und behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften (DSGVO, BDSG) sowie dieser Datenschutzerklärung.

3. Aufruf unserer Webseite (Server-Logfiles)

Beim Besuch unserer Seite erfasst unser Webserver automatisch folgende technische Daten:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners (anonymisiert nach 7 Tagen)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene URL und übertragene Datenmenge
• Statuscode der Antwort
• Browser-User-Agent und Referrer-URL

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit und Stabilität). Speicherdauer: maximal 14 Tage.

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertragsverhältnisses) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Beantwortung Ihrer Anfrage).

5. Nutzung des Services butler.de

Wenn Sie butler.de als Kunde einsetzen, verarbeiten wir folgende Daten:

• Nutzerkonten: Name, E-Mail, Rolle (Admin/Kunde), gehashtes Passwort.
• Unternehmensdaten: Firma, Adresse, Postleitzahl, Ort, Ansprechpartner, Telefon, Webseite.
• Telefonate: Anrufer-Rufnummer, gewählte Nummer, Zeitstempel, Dauer, Ergebnis, Aufzeichnung, Transkript, Zusammenfassung. Die Aufzeichnung dient ausschließlich der Transkription und Qualitätssicherung.
• Wissensbasis: Inhalte aus von Ihnen gepflegten Quellen (manuelle Einträge, Webseiten-Crawls).

Diese Verarbeitung erfolgt auf Basis Ihres Auftrags zur Bereitstellung des Services (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für die Verarbeitung personenbezogener Daten Ihrer Anrufer schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) ab.

6. Hosting

Unsere Webseite und unser Service werden bei einem Auftragsverarbeiter mit Rechenzentrum in Deutschland gehostet.

7. KI-Verarbeitung (Transkription, Sprachverstehen, TTS)

Zur Sprach-zu-Text-Umsetzung und zur Generierung der KI-Antworten verwenden wir externe Modell-Anbieter (z. B. OpenAI). Diese verarbeiten die Audio- und Textdaten zur Erbringung der Aufgabe; eine Verwendung Ihrer Daten zum Modell-Training ist vertraglich ausgeschlossen.

8. Cookies & lokale Speicherung

Auf unserer Webseite setzen wir keine Tracking-Cookies ein. Im Kundenportal speichern wir einen Anmelde-Token im sessionStorage Ihres Browsers. Dieser wird beim Schließen des Browser-Tabs automatisch gelöscht.

9. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Sie betreffender personenbezogener Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

10. Aufsichtsbehörde

Zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf.

11. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung bei Bedarf an, etwa wenn sich Funktionen unseres Dienstes oder die rechtliche Situation ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie immer auf dieser Seite.